11.12.2025

                                                                                                                                                                                                                                          ЗАТВЕРДЖЕНО

                                                                        Рішенням зборів суддів Тернівського

                                                                        районного суду міста Кривого Рогу

                                                                        Дніпропетровської області

                                                                        від 27.03.2025 № 2

Засади використання

автоматизованої системи документообігу суду

у Тернівському районному  суді міста Кривого Рогу Дніпропетровської області

                                 зі змінами згідно рішення зборів суддів від 11.12.2025 № 8

1.Загальні положення

       1.1. У Тернівському  районному суді міста Кривого Рогу Дніпропетровської області використовується  автоматизована система документообігу суду   комп’ютерна програма «Д-3» (далі-  АСДС КП Д-3) розроблена адміністратором автоматизованої системи для загальних судів.

     1.2.Засади використання автоматизованої системи документообіг Тернівського районного суду міста Кривого Рогу Дніпропетровської області (далі – Засади) розроблені відповідно до вимог Законів України «Про судоустрій і статус суддів», "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги", "Про інформацію", "Про доступ до публічної інформації", "Про доступ до судових рішень", "Про захист інформації в інформаційно-комунікаційних системах", "Про захист персональних даних", Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом ДСА України 20.08.2019 № 814 зі змінами ( далі- Інструкція з діловодства)    та інших нормативно-правових актів та Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України 11.11.2024 року №39, погодженого  наказом Державної судової адміністрації України від 29.11.2024 року № 529  (далі - Положення).

     1.3. Цими Засадами визначаються повноваження зборів суддів Тернівського  районного суду міста Кривого Рогу Дніпропетровської області          (далі – Суд) з питань стосовно функціонування автоматизованої системи документообігу суду, особливостей розподілу справ між суддями.

     1.4. Вчинення в АСДС КП Д-3 будь-яких дій, передбачених Засадами здійснюється користувачами автоматизованої системи в межах повноважень, визначених наказами керівника апарату Суду.

       1.5. Інші питання, що стосуються формування колегій, а також здійснення автоматичного розподілу справ та функціонування автоматизованої системи документообігу, що прямо не врегульовані цими Засадами, регулюються Положенням, наказами керівника апарату суду про визначення функціональних  обов’язків та прав  користувачів автоматизованої системи документообігу суду.

2. Особливості автоматизованого розподілу  судових справ

      2.1. Розподіл судових справ здійснюється в суді в день ïx реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженою особою апарату суду, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ за правилами, визначеними у підпункті 2.3.4 пункту 2.3 Положення.

      2.2. Визначення судді, запасного судді, слідчого судді та колегії суддів для розгляду конкретної справи здійснюється автоматизованою системою шляхами визначеними підпунктом 2.3.2 пункту 2.3  Положення.

     2.3. Визначення суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється згідно з вимогами підпункту 2.3.3 пункту 2.3  Положення,  цих Засад, а також з урахуванням дотримання правил поєднання судових справ.

    2.4. У разі одночасного перебування всіх суддів суду у відрядженнях, відпустках, їх тимчасової непрацездатності та в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ, автоматизований розподіл судових справ здійснюється автоматизованою системою у робочий день, наступний за днем, коли відпали відповідні обставини.

2.5. Згідно підпункту 2.3.24 п.2.3 Положення, у разі коли в суді з об'єктивних підстав правосуддя здійснює один суддя, здійснення автоматизованого розподілу судових справ не буде порушенням.

   2.6. Здійснення автоматизованого розподілу судових справ без урахування правил, зазначених у підпункті 2.3.4 пункту 2.3  Положення, не допускається.

    2.7. Не розподіляються щодо конкретного судді  судові справи:

 - за 3 робочі дні до початку відпустки  слідчого судді  клопотання слідчого, дізнавача, прокурора  про  обрання, зміну запобіжного заходу та продовження строків тримання під вартою, проведення обшуку, виїмки; про розкриття  інформації що містить  банківську таємницю, надання дозволу  на проведення ревізії, продовження терміну ревізії  тощо; 

-  у дні обмеження перед відпусткою судді, для визначення суддів-членів колегії судових справ, які підлягають колегіальному розгляду;

- за 3 робочі дні до початку  відпустки раніше визначеного у судовій справі  судді матеріалів кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України, за яким особам обрані запобіжні заходи та кінцевий строк їх дії припадає на час перебування раніше визначеного судді у відпустці.

-  разі виходу  судді у відпустку будь-якої тривалості поза межами графіка відпусток, не розподіляються  щодо конкретного  судді судові справи та матеріали, що надійшли за один робочий день до початку  відпустки, з урахуванням не проведення розподілу  клопотань слідчого, дізнавача, прокурора  про  обрання, зміну запобіжного заходу та продовження строків тримання під вартою, проведення обшуку, виїмки; про розкриття  інформації що містить  банківську таємницю, надання дозволу  на проведення ревізії, продовження терміну ревізії  тощо, які надійшли за три робочі дні до початку відпустки слідчого судді.

          пункт  2.7 розділу 2  доповнено  абзацом  четвертим,

  згідно рішення зборів суддів від 11.12.2025 № 8

     2.8. Розподіл судових справ шляхом передачі  раніше визначеному  у судовій  справі судді  проводиться щодо судових справ зазначених у підпункті 2.3.39 пункту 2.3 Положення.

      Результатом розподілу судової справи шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді є протокол передачі судової справи раніше визначеному складу суду, що створюється в автоматизованій системі уповноваженою особою апарату суду.

      Протокол передачі судової справи раніше визначеному судді роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

      2.9. У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді з підстав, зазначених у пункті 2.3.3 пункту 2.3 Положення у випадках, передбачених підпунктом 2.3.39 пункту 2.3 Положення, такі судові справи та матеріали підлягають  повторному автоматизованому розподілу за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду ( особи, яка виконує його обов’язки) між суддями, які мають на момент автоматизованого розподілу судових справ повноваження для здійснення процесуальних дій, з урахуванням дотримання правил поєднання судових справ, за виключенням  справ та матеріалів,  що надійшли для вирішення питання:

- про прийняття додаткового судового рішення;

- заяви про забезпечення позову, доказів;

- роз’яснення судового рішення;

- зустрічні позови та позови третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження - розподіл яких здійснюється у дні відсутності раніше визначеного судді та передаються у день його виходу на роботу.

  Електронний примірник розпорядження про повторний розподіл вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.

    2.10. Спеціалізація суддів з розгляду конкретних категорій судових справ.

     У суді запроваджена та діє спеціалізація  зі здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх та спеціалізація суддів, з розгляду справ, які віднесені до компетенції слідчих суддів.

   2.11.Рішенням зборів суддів визначається один суддя (основний) за здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх та на випадок відсутності (відпустка, тимчасова непрацездатність, відрядження та інше) судді (основного) або у інших випадках передбачених чинним законодавством України, коли участь судді (основного) є неможливою, визначається суддя (запасний) за здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх, а також визнається суддя на випадок одночасних форс-мажорних обставин (відпустка, тимчасова непрацездатність, відрядження та інше передбачене чинним законодавством України) основного та запасного судді за здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх.

   2.12. Слідчі судді обираються рішенням зборів суддів.

   2.13. Згідно рішення зборів суддів № 5 від 31.08.2018 року щодо організації роботи   (чергування) слідчих суддів та працівників апарату суду у неробочий час (вихідні та святкові дні) і надурочний час, встановлено чергування  1-го слідчого судді   та 3-ох  працівників апарату суду у неробочий час (вихідний день субота та святкові дні) для розгляду клопотань органів досудового розслідування  про вирішення питання застосування запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою, клопотання про обрання запобіжного заходу у вигляді домашнього арешту, клопотання про накладення арешту на майно та клопотання про надання дозволу  на обшук.

      З метою забезпечення виконання рішення зборів суддів щодо організації роботи суддів та працівників апарату суду у неробочий час (вихідні та святкові дні) голова суду видає наказ, яким затверджує графік чергувань слідчих суддів. Відносно працівників апарату суду відповідний наказ видається керівником апарату суду.

    2.14. У випадку якщо слідчий суддя, наміряний перебувати у нарадчій кімнаті за іншою судовою справою більше 24 годин, помічник судді надає керівнику апарату суду службову записку, та до АСДС КП Д-3 вносяться зміни до гілки спеціалізації слідчого судді, розподіл справ, розгляд яких відноситься до повноважень слідчого судді не проводиться.

   2.15.  У випадку, якщо суддя наміряний перебувати у нарадчій кімнаті понад 5 календарних днів, помічник судді надає керівнику апарату суду службову записку та, до АСДС КП Д-3 вносяться зміни до гілки спеціалізації «кримінальні справи», розподіл кримінальних проваджень не проводиться.

   2.16. В разі тривалої відсутності судді (довготривале перебування на лікарняному, відрядження до іншого суду (тимчасове переведення), призов на військову службу, відпустку  у зв’язку з вагітністю та пологами)) з метою недопущення порушення строків розгляду справ, визначити такі строки тривалої відсутності, після настання яких, невирішені судові справи які є в провадженні такого судді підлягають повторному автоматизованому розподілу між суддями, які мають на момент розподілу повноваження для здійснення процесуальних дій:

- для цивільних, адміністративних справ та матеріалів – 3  місяці;

- для кримінальних справ та матеріалів – 3 місяці;

- для  справ про адміністративні правопорушення – 1 місяць.

       А у випадку коли у кримінальному провадженні  у особи закінчується строк тримання під вартою, а також за заявою сторін, конкретної невирішеної судової справи, щодо порушення строків розгляду справи передбачених процесуальним законодавством – невідкладно.

     2.17. В разі  скасування ухвали суду  першої інстанції про повернення обвинувального акту прокурору, клопотання про застосування примусових заходів медичного або виховного характеру  судова справа підлягає автоматизованому  розподілу серед  всіх працюючих суддів, не виключаючи з розподілу суддю, який  постановляв ухвалу про повернення обвинувального акту, клопотання про застосування примусових заходів медичного або виховного характеру прокурору.

3. Коефіцієнти складності справ адміністративного судочинства, кримінального судочинства та цивільного судочинства

      3.1. У суді застосовуються коефіцієнти складності справ та матеріалів, які розглядаються в порядку КПК, ЦПК, КАС та КУпАП визначені рішенням  зборів суддів від 22.05.2015 р.№ 9. 

                         4.Особливості проведення автоматизованого розподілу справ та матеріалів, які підлягають  реєстрації та / або розгляду в неробочі дні

  4.1. Судові справи, які відповідно до чинного законодавства підлягають реєстрації та/або розгляду у неробочі дні (судові справи, пов’язані з виборчим процесом, судові  справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації на мирні зібрання, вирішення питання про обрання міри запобіжного заходу у виді взяття під варту, клопотання слідчого, прокурора про забезпечення кримінального провадження, клопотання про проникнення у житло, обшук чи огляд житла тощо), підлягають реєстрації та розподілу в автоматизованій системі документообігу суду у неробочий день шляхом внесення відповідної  інформації до табелю роботи суддів в АСДС КП «Д-3», відповідальними працівниками та розглядаються суддями, яким ці дні встановлено робочими, з урахуванням даних табеля обліку робочого часу суддів та пункту 2.3.3 Положення, на підставі наказу голови суду або  рішення зборів суддів.

   4.2.Автоматизований розподіл судових справ, які підлягають реєстрації та/або розгляду в неробочі дні, здійснюється визначеному наказом голови суду черговому слідчому судді, відповідно до Положення, Засад та з урахуванням рішення Ради суддів України від 2 липня 2018 року №40 «Щодо питань організації роботи слідчих суддів у неробочий час».

   4.3. Автоматично продовжується чергування слідчого судді на наступний вихідний або святковий день, у разі не завершення ним розгляду судової справи, яка надійшла до суду у неробочий (вихідні та святкові дні) час.

                                                             5. Порядок розподілу судових справ, у випадку знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи документообігу суду

    5.1. Знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання, комп’ютерних програм або настання інших обставин, що об’єктивно унеможливлюють роботу автоматизованої системи та проведення автоматизованого розподілу, що триває понад п’ять робочих днів і відповідно до вимог підпункту 2.3.49. пункту 2.3. Положення фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату(особи, яка виконує його обов’язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення.

      Судові справи та матеріали у цей період приймаються відділом документообігу та організаційного забезпечення суду (канцелярія) та складаються за хронологією надходження. Розподіл судових справ не здійснюється  за виключенням випадків, передбачених пунктом 5.2  цього розділу Засад.

       Електронні примірники зазначених актів вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після усунення обставин.

    5.2. У разі настання обставин, зазначених у пункті 5.1 цих Засад,  справи, які

 за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов’язані, пов’язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації на мирні зібрання, вирішення питання про обрання міри запобіжного заходу у виді взяття під варту, клопотання слідчого, прокурора про забезпечення кримінального провадження, клопотання про проникнення у житло, обшук чи огляд житла тощо), голова суду (суддя, який виконує його обов’язки) здійснює неавтоматизоване визначення складу суду для розгляду судової справи між всіма суддями, що мають повноваження на час розподілу, з дотриманням принципу черговості надходження справ до суду  із зазначенням дати  та часу, в алфавітному порядку прізвищ суддів з урахуванням спеціалізації.

    5.3. Автоматизований розподіл судових справ відновлюється невідкладно після налагодження роботи АСДС. Не пізніше наступного робочого дня після усунення обставин, що перешкоджали проведенню автоматизованого розподілу,  до автоматизованої системи  вносяться  реєстраційні картки із зазначенням у хронологічному порядку номера та дати фактичного надходження кореспонденції (справ та  матеріалів) до суду, а також електронні (скановані)  копії паперових розпоряджень голови суду про проведення неавтоматизованого розподілу кожної окремої судової справи. Такі розпорядження вважаються, як протоколи розподілу.

6. Застосування  положень Засад використання автоматизованої системи  документообігу суду

     6.1. Вказані Засади вводяться в дію з 01 квітня 2025 року, вносяться до автоматизованої системи та оприлюднюються на вебпорталі судової влади України.

     6.2. З 01 квітня 2025 року вважати такими, що втратили свою чинність Засади використання автоматизованої системи документообігу суду у Тернівському районному  суді міста Кривого Рогу Дніпропетровської області, затверджені рішенням зборів суддів 04  вересня  2015 року №14 зі змінами та доповненнями.                                        

     6.2. У разі внесення змін до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду збори суддів  новим рішенням затверджують відповідні зміни, які вносяться до автоматизованої системи та оприлюднюються на вебпорталі судової влади України не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.

     6.3. Засади використання автоматизованої системи документообігу суду є обов’язковими для застосування всіма суддями та працівниками суду.