Для реалізації Закону України «Про державну службу» від 10.12.2015 року № 889-VIII та з метою вжиття необхідних заходів пов’язаних із введенням в дію затвердженого штатного розпису, відповідно до наказу голови суду від 24.05.2016 року № 16-од, введено в дію новий штатний розпис суду.
Відповідно до затвердженого наказом Національного агентства України з питань державної служби від 03.03.2016 року № 47, наказом голови суду від 24.05.2016 року № 19-од затверджено Положення про службу управління персоналом та наказом керівника апарату від 27.05.2016 року № 20-од затверджено Порядок стажування державних службовців Тернівського районного суду м. Кривого Рогу.
Наказом керівника апарату суду від 13.06.2016 року № 22-од затверджено спеціальні вимоги до осіб, які претендують на зайняття посад державної служби категорії «В».
Для приведення у відповідність посадової інструкції головного спеціаліста суду, наказом керівника апарату суду від 16.06.2016 року № 23-од, до посадової інструкції головного спеціаліста суду внесено зміни та викладено її в новій редакції.
У першому півріччі 2016 року, в зв’язку з набранням чинності ЗУ «Про державну службу» від 10.12.2015 року № 889-19, загальними зборами державних службовців Тернівського районного суду м. Кривого Рогу від 27.05.2016 року № 1, були затверджені Правила внутрішнього службового розпорядку.
Відповідно до складених звітів та організаційної діяльності суду оновлюється інформація на офіційній веб-сторінці Тернівського районного суду м. Кривого Рогу.
З метою застосування єдиної судової практики при розгляді різних категорій справ у суді протягом першого півріччя 2016 року на виконання плану роботи та на вимогу судів апеляційної інстанції проведено :
- узагальнення судової практики щодо застосування адміністративними судами України від 14.07.2015 року № 595-VIII «Про місцеві вибори»;
- узагальнення судової практики у провадженнях щодо легалізації (відмивання) коштів, здобутих злочинним шляхом та фінансування тероризму;
- узагальнення судової практики суду щодо майнових спорів між подружжям, а також жінкою та чоловіком, які проживають однією сім’єю;
- узагальнення судової практики з постановлення ухвал про відмову у відкритті провадження та повернення матеріалів за скаргами на постанови слідчих органів за 2014-2015 рр.;
- узагальнення судової практики здійснення судом кримінальних проваджень стосовно неповнолітніх в 2015 році;
- узагальнення судової практики застосування судами законодавства, що регулює захист прав споживачів, у спорах про визнання кредитних договорів недійсними за 2015 рік;
- узагальнення судової практики розгляду судами справ щодо приватизації державного житлового фонду та гуртожитків за 2015 рік;
- узагальнення судової практики щодо розгляду судом скарг на рішення, дії чи бездіяльність органів досудового розслідування чи прокурора під час досудового розслідування;
- узагальнення судової практики розгляду судами деяких питань, які вирішуються судом під час виконання вироків;
- узагальнення судової практики розгляду цивільних справ про визнання право чинів недійсними за 2014-2015 рр.;
- узагальнення судової практики розгляду застосування судом міри запобіжного заходу у виді тримання під вартою.
Щодо питань роботи з кадрами в першому півріччі 2016 року були віднесені наступні питання: щорічна оцінка виконання державними службовцями апарату суду покладених на них обов’язків та завдань, підвищення кваліфікації працівників апарату суду, проведення семінарських занять, стажування працівників, інформація про факт порушення кримінальної справи стосовно суддів, працівників апарату суду, інформація щодо кадрового резерву, про наявність вакантних посад тощо.
Запланована робота суду на І півріччя 2016 року виконана в повному обсязі.
Головою суду в кінці 2015 року був затверджений план роботи архівного підрозділу суду на 2016 рік. План роботи архівного підрозділу суду поділяється на такі види робіт:
1. Організаційна робота;
2. Участь у складанні номенклатури справ;
3. Експертиза цінності документів;
4. Підготовка і приймання справ до архіву;
5. Забезпечення збереженості документів;
6. Користування документами архіву;
7. Організація щодо підготовки для передавання справ на державне зберігання.
У першому півріччі 2016 року виконано ряд запланованих робіт архівного підрозділу суду це: підготовка і приймання справ до архіву, яка включала в себе:
- надання методичної і практичної допомоги працівникам канцелярії суду у підготовці описів справ постійного, тривалого зберігання, з особового складу;
- приймання участі у складанні графіку передавання справ із канцелярії суду до кадрів;
- приймання справ до архіву від канцелярії суду та від відповідальної особи з ведення кадрів.
2. Розподіл обов’язків між працівниками апарату суду щодо здійснення первинного обліку документів і складання звітності про стан здійснення судом правосуддя
Обов'язки між працівниками канцелярії суду, та контроль виконання ними функціональних обов'язків, відповідно до посадової інструкції старшого секретаря Тернівського районного суду м. Кривого Рогу та Положення про канцелярію, розподіляє старший секретар суду.
В Тернівському районному суді м. Кривого Рогу між працівниками канцелярії суду обов’язки щодо здійснення первинного обліку документів і складання звітності про стан здійснення судами правосуддя розподіленні наказами керівника апарату суду.
Уся вхідна кореспонденція, що надходить до суду, реєструється старшим секретарем суду в АСДС КП Д-3 відповідно до Положення про АСДС.
Внесення інформації в АСДС КП Д-3 для автоматичного розподілу цивільних, адміністративних справ здійснюється консультантом суду, згідно з наказом керівника апарату суду від 13.01.2015 року № 06-ОД та на підставі затверджених Рішенням зборів Тернівського суддів від 04 вересня 2015 року №14, зі змінами від 30.05.2016 №5, Засад використання автоматизованої системи документообігу суду у Тернівському районному суді м. Кривого Рогу.
Відповідно до вищевказаного наказу, внесенням інформації в АСДС КП Д-3 для автоматичного розподілу кримінальних справ, справ про адміністративні правопорушення, та заповнення первинних даних обліково-статистичних карток здійснюється старшим судовим розпорядником.
3. Організаційні питання роботи канцелярії суду
Відповідно до положень Інструкції з діловодства у місцевих, загальних судах, технологія обробки, обліку та контролю документів (справ, матеріалів чи проваджень) передбачає автоматизовано за допомогою АСДС КП Д-3 та ведення діловодства у паперовій формі. Також положенням вказаної Інструкції, визначені правила і порядок роботи з усіма документами.
Справи, скарги, інше передбачені процесуальним законодавством України процесуальні документи реєструвалися в АСДС КП Д-3 у день надходження старшим секретарем суду та передавалися на опрацювання відповідальним працівникам, які, в свою чергу, після завершення автоматичного розподілу судових справ та формування реєстрів судових справ і матеріалів передавали для розгляду під підпис у реєстрі головуючому судді.
Усі непроцесуальні документи невідкладно або наступного робочого дня, у разі надходження документів у неробочий час засобами факсимального зв’язку чи електронною поштою реєструються старшим секретарем суду та передаються на розгляд керівництву суду.
Складення номенклатури справ на 2016 рік здійснювалося відповідно Закону України “Про Національний архівний фонд та архівні установи” від 24.12.1993 року № 3814-ХІІ, Положення про архівний підрозділ суду, затвердженого наказом голови Тернівського районного суду м. Кривого Рогу від 06.04.2015 року № 20-од, пункту 10.9 Інструкції з діловодства у місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, апеляційному суді Апеляційному суді автономної Республіки Крим та вищому спеціалізованому суді України розгляду кримінальних справ, затвердженої наказом Державної судової адміністрації 17.12.2013 р № 173 та протоколу експертно-перевірної комісії Державного архіву Дніпропетровської області від 26.01.2016 року № 2. Перелік судових справ і документів, що утворюються в діяльності суду, із зазначенням строків зберігання, затвердженого наказом Державної судової адміністрації України від 11.02.2010 року № 22, зареєстрованого в міністерстві юстиції України від 03.03.2010 року № 201/17496.
Наказом голови суду від 23.02.2016 року затверджена номенклатура справ Тернівського районного суду м. Кривого Рогу на 2016 рік, яка схвалена протоколом ЕК Архівного відділу виконкому Криворізької міської ради Дніпропетровської області від 18.11.2015 року та погоджена Протоколом засідання ЕПК державного архіву від 26.01.2016 року № 2, яка введена в дію з 01 січня 2016 року, активно використовується в роботі суду задля покращення стану якості правосуддя.
Секретарями Тернівського районного суду м. Кривого Рогу Дніпропетровської області, згідно завдань і обов’язків посадової інструкції, для роботи з речовими доказами ведеться журнал обліку речових доказів, здійснюється облік і забезпечується зберігання речових доказів, згідно визначеним порядком роботи з речовими доказами, відповідно до Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді затвердженої наказом Державної судової адміністрації 17.12.2013 р. № 173.
4. Ведення судової статистики: порядок складання та подання звітів, якість та дотримання термінів.
Керівник апарату суду, заступник керівника апарату суду, консультант суду складають звітність про стан здійснення правосуддя з визначенням тенденцій динаміки основних показників судочинства, виготовляють звіт кількісного розподілу справ та матеріалів. Старший секретар суду організовує та забезпечує належну роботу канцелярії суду, відповідно до завдань та обов’язків посадової інструкції, а саме забезпечує облік і проходження документів у строки, що передбачені чинним законодавством або самим документом та звітує перед керівником про стан виконання документів, організовує прийом, реєстрацію та розподіл кореспонденції, що надійшла до суду та контролює ведення документів первинного обліку, номенклатурних справ.
Головним спеціалістом (прес-секретарем) суду опрацюванні та заповнені відповідним чином форми звітності щодо кількості надісланих суддями копій судових рішень до ЄДРСР та кількості ухвалених суддями рішень за перше півріччя 2016 року, а також проведено аналіз стану обліково-статистичної роботи суду.
Працівники, відповідальні за ведення первинного обліку справ та матеріалів, складання звітів забезпечені інструкційними матеріалами, володіють знаннями даних інструкцій, мають практичний досвід роботи. Випадків порушення послідовності реєстрації справ виявлено не було, але в окремих картках не повністю були заповнені їх реквізити. Такі недоліки постійно контролюються старшим секретарем суду та усуваються відповідальними працівниками.
При організації діловодства в Тернівському районному суді працівники суду керуються вимогами, встановленими Інструкцією з діловодства в місцевому загальному суді, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 17.12.2013 р. № 173. Упродовж першого півріччя 2016 року працівниками апарату суду, відповідно до звітних періодів формувалися та надсилалися у ТУ ДСА України в Дніпропетровській області статистичні звіти за формами № 1-ОП, № 1-1-ОП, №1-Л та №10 щоквартально; на виконання листа ТУ ДСА України у Дніпропетровській області від 09.06.2016 р. №453/16 сформовано звіти за формами № 1, № 1-1, №1-1-ОП, №№ 6-8, №1-Л, №2-А, №2-Ц, №3, №4,№ 10 та довідка про стан надходження судового збору за І півріччя 2016 року.
На виконання спільного наказу Генерального прокурора України та Голови Державної судової адміністрації № 91/114 від 27.09.2012 року та наказу Державної судової адміністрації України № 169 від 05.12.2013 року, з прокуратурою Тернівського району м. Кривого Рогу, щоквартально, проводилися перевірки наявності поєднання судами першої інстанції карток на особу, стосовно якої судом розглянуто матеріали кримінального провадження з карткою досудового слідства.
Щомісяця надсилається інформація в ТУ ДСА України в Дніпропетровській області, щодо використання систем відеоконференцзв’язку в суді та про кількість надісланих Тернівським районним судом SMS- повідомлень учасникам судового процесу. Судом щомісяця та поквартально складається та направляються звіти до Апеляційного суду Дніпропетровської області щодо застосування окремих норм КПК при розгляді кримінальних проваджень. З метою здійснення щомісячного поновлення бази даних Державного реєстру виборців Тернівський районний суд, відповідно до статті 22 Закону України "Про Державний реєстр виборців" подає відомості про виборців (осіб), які визнанні судом недієздатними, та про скасування рішення про визнання особи недієздатною (форми 6.1, 6.2).
Робота зі зверненнями громадян в суді ведеться відповідно до Закону України "Про звернення громадян", Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах в установах та організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації та відповідно до розробленого.
Упродовж першого півріччя 2016 року до суду надійшло 10 письмових звернень громадян, що на 1 звернення менше, ніж у першому півріччі 2015 році (11). Із 10 звернень 2 - заяви та 8 - скарг. Зокрема, у вказаних зверненнях громадяни порушували питання щодо не надання копії рішення суду (1), щодо неналежної організації роботи суду (1), скарги на дії працівників апарату суду (2), скарги на дії суддів (3) тощо.
Усі звернення розглянуті у терміни, передбачені Законом України «Про звернення громадян». Факти, викладені в них, досконало перевірені та надані були вичерпні відповіді.
Робота із запитами про надання публічної інформації здійснюється з дотриманням Закону України «Про інформацію», Закону України "Про доступ до публічної інформації", Положення про порядок надання доступу до публічної інформації у Тернівському районному суді м. Кривого Рогу.
Протягом першого півріччя 2016 року до суду надійшло 8 запитів на отримання публічної інформації, що на 5 запитів більше порівняно з аналогічним періодом 2015 року. У цілому дані запити надходили від фізичних осіб, які порушували питання про рух справ, про направлення копій процесуальних документів та про надання інформації щодо нагороджень та заохочень державними нагородами тощо.
Усі відповіді на запити щодо надання публічної інформації надано у строки та порядку, передбаченими Законом України "Про доступ до публічної інформації".
Крім того, з метою належної організації особистого прийому громадян в суді щопонеділка здійснюється прийому громадян головою суду, щодня керівником апарату. Інформація про прийом керівництвом суду розміщена у приміщенні суду на довідковому стенді, а також на веб-сторінці суду.
Особлива увага під час проведення особистого прийому приділяється зверненням інвалідів та учасників бойових дій, потерпілих внаслідок Чорнобильської катастрофи, осіб, які потребують соціальної допомоги та підтримки.
Також відповідальним працівником за надання доступу до публічної інформації, готується звіт щодо запитів про доступ до публічної інформації, який висвітлюється на офіційні веб-сторінці суду.
Серед вказаного, в суді також практикується підготовка оперативної статистичної інформації діяльності суду для різних напрямків роботи.
Така інформація готується за окремими дорученнями керівництва суду при підготовці узагальнень судової практики, а також в разі надходження запитів судів вищих інстанцій.
Зазначені оперативні статистичні дані також використовуються головою суду при здійсненні своїх контрольних функцій, для надання методичної допомоги суддям, при підготовці та проведенні зборів та нарад суддів.
5. Використання в суді програмно-технологічних засобів обробки та формування звітів.
У Тернівському районному суді м. Кривого Рогу всі звіти формуються та обробляються у автоматичному режимі за допомогою АСДС КП» Д-3».
Для зручності працівники апарату суду, які формують звіти використовують Методичні рекомендації щодо заповнення форм звітності з налаштування та використання АСДС КП» Д-3».
Варто зазначити, що з початку 2016 року в АСДС КП «Д-3», шляхом запровадження нових версій, відбулось 5 оновлень програми, що значно покращило роботу з «Генератором звітів».
Інформаційно-технічне забезпечення формування статистичної звітності здійснює головний спеціаліст суду.
З метою повного заповнення в АСДС КП Д-3 карток первинного обліку цивільних, адміністративних справ, справ про адміністративні правопорушення та матеріалів кримінального провадження відповідальними працівниками використовується Інструкція з діловодства в судах, Положення про АСДС, Засади використання АСДС та Методичні рекомендації щодо заповнення карток первинного обліку.
Електронні картки справ та матеріалів створюється АСДС КП «Д-3» на етапі первинної реєстрації, до яких вносяться відомості, зокрема, про учасників процесу, про судовий збір, про предмет позову тощо.
Випадків несвоєчасного заповнення електронних карток справ та матеріалів у першій половині 2016 року не виявлено.
Контроль за повнотою та своєчасністю заповнення електронних карток справ та матеріалів здійснюються керівником апарату суду та старшим секретарем суду.
При формуванні звіту «2-Ц» по цивільним справам за І півріччя 2016 року виникали ускладнення щодо обчислення строків перебування справи в провадженні судді. В обліково-статистичній картці первинного обліку в п.12.1.1 в автоматичному режимі не зазначається строк перебування справи в провадженні, в зв’язку з чим відповідальний працівник вносить ці данні вручну. При вирішенні цієї проблеми зверталися у відділ технічної підтримки, але вирішити цю проблему по цей час не вдається.
При формуванні звіту «№ 10 «Судовий збір»» у працівника відповідального за формування вказаного звіту виникали проблеми з тим, що помічники суддів не дотримуються порядку внесення інформації про судовий збір, що ускладнює процес формування звіту. Керівником апарату суду під час оперативних нарад постійно наголошується про необхідність внесення вищевказаної інформації про судовий збір.
Відповідальний працівник за складання звітів №1, №1-1, № 1-ОП, 1-Л, вказує на виникненні проблемних питань при змінні умов логічного контролю. При формуванні звітів по новим шаблонам некоректно відображаються кількісні показники, що ускладнює формування вказаних звітів. Ці питання вирішуються в процесі формування звітів, але в зв’язку з цим виникають певні труднощі.
6. Проведення навчань у апараті суду для спеціалістів з питань діловодства та судової статистики.
Складовою системи підвищення кваліфікації є проведення семінарських занять державних службовців. Метою занять є оновлення та розвиток умінь і знань, необхідних для ефективного вирішення завдань професійної діяльності, вивчення позитивного досвіду.
_03_03.png)
